Attendance Builds Success:
Here at Cougar Nation, we believe every school day is an opportunity to learn, grow, and succeed. Regular attendance helps every student reach their full potential.
We have gone DIGITAL for attendance notes in order to keep up with extreme influxes of submissions. You can submit notes through the district portal or the Crockett attendance email, crockett@austinisd.org.
We require notes for documentation to "prove" that your student was absent for a reason; e.g., your student had a stomach bug and needed to be kept home, so we need proof that they weren't just skipping.
Please understand that all attendance notes are input manually by a single person; it is not automatic. This includes doctor's notes, teacher corrections, field trip and testing attendance, etc. While ideally it takes between 3-5 business days to correct attendance, it can take much longer if there are extreme influxes of note submissions. Thank you for your patience.
Doctor's notes: a note from the doctor's office confirming attendance to the appointment is required to excuse the absence as a medical appointment. A note from the parent or guardian stating the student had an appointment will be recorded as just a parent or guardian note, which counts against the 90% rule.
An appointment confirmation cannot be accepted as a medical note; we require documentation confirming the student went to the appointment.
A medical bill can be accepted as documentation as long as it contains the name of the student and the date of the appointment.
If the student is told to stay home by the doctor, please ensure the doctor writes that the student must be kept home until 24 hours fever free, until a specific date, etc.
Serious/life-threatening illnesses and treatment: per Texas law HB 367, students going through a serious or life-threatening illness or related treatment that will require their absence from school will need to fill out a form (available upon request) and send it to the attendance clerk. The form must be signed by a Texas-licensed physician.
College visits: an official letter or email from the office of admissions is required to excuse the visit. A maximum of two days per school year can be excused for juniors and seniors for college visits, and travel days cannot be excused. I cannot accept a brochure, an itinerary, or a note from university personnel; however, I will accept an auto-generated "thank you for attending" email from the campus, as long as it is from the office of admissions.
Religious observances (such as Yom Kippur, Eid, etc.): please provide the name and dates of the celebration. Please understand some religious observances, such as mission trips or individual religious rites (baptisms, bar mitzvahs, etc.) cannot be excused per district policy.
Attendance errors (such as teacher or substitute errors, errors pertaining to scheduling issues, etc.): please reach out to the teacher or counselor who can corroborate your student's attendance, as I cannot correct attendance for these cases without authorization from the appropriate staff member. If necessary, you can also contact your student's AP. If you cannot get in touch with the relevant personnel, please have your student speak to the teacher, counselor, or AP who can submit an attendance correction request.
Please ensure that all submitted notes are LEGIBLE and meet the REQUISITES for the type of absence. Students and families who do not follow the submission guidelines will either NOT have their attendance corrected, OR I will correct their attendance to the best of my ability, which may not reflect what is actually needed. I will attempt to follow up on notes that do not follow the guidelines, but unfortunately it is most likely I will not be able to address all erroneous submissions.
Feel free to email elian.galzerano@austinisd.org or check the district FAQ in the main AISD website if you have further questions. For information about absence codes and whether an absence would be excused, please see here.
La asistencia fomenta el éxito:
Aquí en Cougar Nation, creemos que cada día escolar es una oportunidad para aprender, crecer y triunfar. La asistencia regular ayuda a cada estudiante a alcanzar su máximo potencial. Se espera que todos los estudiantes de Austin ISD asistan regularmente a todas sus clases.
Hemos DIGITALIZADO el envío de notas para poder estar al día con la gran cantidad que recibimos. Puede enviar notas a través del portal del distrito o el email de asistencia de Crockett, crockett@austinisd.org.
Requerimos notas como documentación para “probar” que su estudiante estuvo ausente por una razón; por ejemplo, su estudiante tuvo un virus estomacal y necesitaba quedarse en casa, así que necesitamos pruebas de que no estaba faltando a clase sin razón.
Por favor entienda que todas las notas de asistencia son subidas al sistema por una sola persona; no es automático. Esto incluye notas del doctor, correcciones de los maestros, excursiones escolares y asistencia a exámenes, etc. Mientras que idealmente toma 3-5 días hábiles corregir la asistencia, puede tomar mucho más tiempo si hay un gran número de notas enviadas. Gracias por su paciencia.
Notas del doctor: se requiere una nota de la oficina del doctor confirmando asistencia a la cita para justificar la ausencia como una cita médica. Una nota de un padre o tutor diciendo que el estudiante tuvo una cita será registrada solo como una nota de padre o tutor, lo cual cuenta contra la regla del 90%.
Una confirmación de la cita no puede aceptarse como una nota médica; requerimos documentación confirmando que el estudiante fue a la cita.
Un recibo médico puede aceptarse como documentación mientras contenga el nombre del estudiante y la fecha de la cita.
Si le dicen al estudiante que se quede en casa, por favor asegúrese de que el doctor escriba que el estudiante debe estar en casa hasta que pase 24 horas sin fiebre, hasta una fecha específica, etc.
Enfermedades graves/potencialmente mortales y tratamiento: según la ley de Texas HB 367, los estudiantes que estén pasando por una enfermedad grave o potencialmente mortal o tratamiento relacionado que requiera su ausencia de la escuela deberán completar una forma (disponible al ser pedida) y enviarla al encargado de las asistencias. La forma debe estar firmada por un médico licenciado de Texas.
Visitas a universidades: una carta oficial o email de la oficina de admisiones es requerida para justificar la visita. Un máximo de dos días por año escolar pueden justificarse para juniors y seniors para visitas a universidades, y los días de viaje no pueden justificarse. No puedo aceptar un folleto, un itinerario, o una nota del personal universitario; sin embargo, aceptaré un email de “gracias por venir” autogenerado del campus, siempre que sea de la oficina de admisiones.
Observancias religiosas (como Yom Kippur, Eid, etc.): por favor provea el nombre y las fechas de la celebración. Por favor entienda que algunas observancias, como viajes misioneros o ritos religiosos individuales (bautismos, bar mitzvahs, etc.) no pueden justificarse según políticas del distrito.
Errores de asistencia (como errores de maestros o substitutos, errores pertinentes a problemas del schedule, etc.): por favor comuníquese con el maestro o consejero que pueda corroborar la asistencia de su estudiante, ya que no puedo corregir la asistencia en estos casos sin autorización del personal apropiado. Si es necesario, también puede comunicarse con el AP de su estudiante. Si no puede contactarse con el personal relevante, por favor haga que su estudiante hable con el maestro, consejero, o AP que pueda hacer un pedido de corrección de asistencia.
Por favor asegúrese de que todas las notas enviadas sean LEGIBLES y cumplan con los REQUISITOS para el tipo de ausencia. A los estudiantes y familias que no sigan las pautas de envío NO se les corregirá la asistencia, O corregiré su asistencia lo mejor que pueda, lo cual tal vez no refleje lo que se necesita en realidad. Trataré de comunicarme sobre notas que no sigan las pautas, pero por desgracia lo más probable es que no pueda encargarme de todos las notas erróneas.
Siéntase libre de enviar un email a elian.galzerano@austinisd.org o revise las preguntas frecuentes del distrito en el sitio web del AISD si tiene más preguntas. Para información sobre códigos de ausencia y si una ausencia estaría justificada, por favor vea aquí.